職場生活，每天都在面對來來往往的批閱文件、繁雜紛亂的各類審批、申請，無論是批閱者還是呈上啟下者都無不為此煞費心機和消耗體力。從一個文件發(fā)起人到最后的審批者簽字確認(rèn)，所有環(huán)節(jié)中的每一環(huán)節(jié)都需要每個本職崗位者抽出相應(yīng)的時間和精力對文件進(jìn)行審閱、批準(zhǔn)、核對、歸類、知會等等，個別程序流通的重要部門更是文件堆積如山，除按照文件的輕重緩急安排好審批外還需對目前的工作設(shè)置一個系統(tǒng)、科學(xué)、完整、合理的工作計劃方才有工作的保質(zhì)保量，若不然其工作量和狀態(tài)是可想而知的。

在每個審批的過程中即要審批又要復(fù)印留存以備查驗，一個流程從開始到結(jié)束周而復(fù)始每個環(huán)節(jié)都產(chǎn)生大量的臨時或長期留存的文件，造成紙張等資源不必要的浪費。自動化辦公系統(tǒng)被稱之為無紙化辦公緣于此。

如何達(dá)到既省心、省力又能提高辦公效率、簡單、合理又能體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化動作的？辦公自動化系統(tǒng)為以上所述的現(xiàn)實的職場工作做了“虛擬”的運作，軟件供應(yīng)商將針對不同的企業(yè)文化通過前期的調(diào)研、了解，將企業(yè)各個環(huán)節(jié)及各種使用中審批、報批流程進(jìn)行梳理、歸類并形成系統(tǒng)的格式和文件，制定與企業(yè)相適應(yīng)的自動審批流程并集成于軟件之中。

自動化辦公系統(tǒng)就是從體力到腦力，從有紙到無紙，從復(fù)雜到簡單的過程。通過人性化的設(shè)置省去現(xiàn)實工作中你來我往、你上我下的繁忙、奔波和勞累，把所有繁忙的工作流程、審批景象利用網(wǎng)絡(luò)和軟件系統(tǒng)，讓其在悄無聲息中按原設(shè)定的流程、環(huán)節(jié)按指令最終完成文件的審批。

目前公司正在推行自動化辦公系統(tǒng)，這為進(jìn)一步提高公司各環(huán)節(jié)辦公效率、減少不必要的資源浪費，更加清晰、明確的梳理辦理流程，對于未來的發(fā)展即企業(yè)信息化建設(shè)奠定相應(yīng)的參考基礎(chǔ)。未來企業(yè)自動化辦公系統(tǒng)將由電腦終端逐步向手機、Ipad等無線移動終端發(fā)展，讓領(lǐng)導(dǎo)審批、批注隨時隨地不受地域、空間的限制，讓工作真正成為一種自由和享受。